Correspondencia
6.1 ¿Qué es el Módulo de Correspondencia?
Este módulo permite registrar y hacer seguimiento a toda la correspondencia oficial de la compañía, tanto la recibida como la despachada. Incluye funcionalidades de seguimiento, adjuntos de documentos y control de respuestas.
🔒 Permiso requerido: Módulo de Secretaría — Correspondencia.
6.2 Acceder a Correspondencia
- En el menú superior, haga clic en Secretaría
- Seleccione Correspondencia
6.3 Vista Principal
La pantalla muestra un resumen y la lista de toda la correspondencia.
Indicadores Superiores
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Recibidas | Total de correspondencia recibida |
| Despachadas | Total de correspondencia enviada |
| En Seguimiento | Documentos que requieren seguimiento activo |
| Total del Mes | Correspondencia registrada en el mes actual |
Filtro por Mes
Use el selector de mes para ver la correspondencia de un período específico.
📸 Captura de pantalla: Vista principal de Correspondencia con indicadores y filtro de mes.
Tabla de Correspondencia
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Tipo | Recibida o Despachada |
| Fecha | Fecha del documento |
| Origen / Destino | De quién se recibió o a quién se envió |
| Asunto | Tema del documento |
| Documento | Enlace para ver el documento adjunto |
| Acciones | Ver detalle, Editar, Cerrar seguimiento, Eliminar |
📸 Captura de pantalla: Tabla de correspondencia con registros.
6.4 Registrar Correspondencia Recibida
- Haga clic en el botón "Recibida"
- Se abrirá un formulario con los siguientes campos:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Remitente | ✅ | Persona o institución que envía el documento |
| Fecha | ✅ | Fecha de recepción |
| Asunto | ✅ | Tema del documento |
| Departamento | Departamento o área relacionada | |
| Documento | Archivo adjunto (PDF, imagen) | |
| Requiere seguimiento | Active esta opción si el documento necesita una respuesta o acción |
- Haga clic en "Guardar"
📸 Captura de pantalla: Formulario de registro de correspondencia recibida.
6.5 Registrar Correspondencia Despachada
- Haga clic en el botón "Despachada"
- Complete el formulario:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Destinatario | ✅ | Persona o institución a quien se envía |
| Fecha | ✅ | Fecha de despacho |
| Asunto | ✅ | Tema del documento |
| Departamento | Departamento o área relacionada | |
| Documento | Archivo adjunto del documento enviado | |
| Requiere seguimiento | Active si espera una respuesta |
- Haga clic en "Guardar"
📸 Captura de pantalla: Formulario de registro de correspondencia despachada.
6.6 Ver Detalle de Correspondencia
Al hacer clic en "Ver" en cualquier registro, se abre la vista detallada que incluye:
Información del Documento
- Remitente o Destinatario
- Fecha
- Asunto
- Departamento
- Enlace al documento original adjunto
Seguimiento (si aplica)
Si el documento requiere seguimiento, se muestra:
- Estado del seguimiento: Pendiente o Cerrado
- Fecha de cierre (si fue cerrado)
- Notas de cierre
- Botones para gestionar el seguimiento
Documento de Respuesta
En la barra lateral puede:
- Ver el documento de respuesta (si ya fue adjuntado)
- Subir un documento de respuesta
- Reemplazar el documento de respuesta existente
📸 Captura de pantalla: Vista de detalle de correspondencia con información de seguimiento.
📸 Captura de pantalla: Sección de documento de respuesta.
6.7 Gestión de Seguimiento
Iniciar Seguimiento
Si al crear la correspondencia marcó "Requiere seguimiento", el documento aparecerá con un indicador de seguimiento pendiente.
Cerrar Seguimiento
- En el detalle de la correspondencia, haga clic en "Cerrar Seguimiento"
- Se abrirá un formulario:
- Notas de cierre: Escriba un resumen de la resolución
- Documento de respuesta: (opcional) Adjunte el documento de respuesta
- Confirme el cierre
📸 Captura de pantalla: Formulario para cerrar seguimiento.
Reabrir Seguimiento
Si necesita reabrir un seguimiento ya cerrado:
- En el detalle de la correspondencia, haga clic en "Reabrir Seguimiento"
- El estado volverá a "Pendiente"
📸 Captura de pantalla: Botón de reabrir seguimiento.
6.8 Editar Correspondencia
- En la tabla principal, haga clic en el botón de editar (ícono de lápiz)
- Modifique los campos necesarios
- Guarde los cambios
6.9 Eliminar Correspondencia
- En la tabla principal, haga clic en el botón de eliminar (ícono de papelera)
- Confirme la eliminación en el diálogo de confirmación
⚠️ Importante: La eliminación es permanente. Asegúrese de que realmente desea borrar el registro antes de confirmar.